في نيويورك, تعتمد شرعية وسلامة الأوراق الموثقة بشكل كبير على أمان وموثوقية خدمات كاتب العدل الرقمي. يتم الحفاظ على عملية التوثيق الإلكتروني آمنة قدر الإمكان بمساعدة التدابير التقنية المتطورة. للتأكد من صحة التوقيعات, يستخدم الموثقون الرقميون تقنيات صارمة للتحقق من الهوية, غالبًا ما يتضمن عدة مستويات من المصادقة. من أجل الحفاظ على أمان المعلومات الخاصة ومنع الوصول غير القانوني إليها, يستخدمونها مشفرة, منصات الويب عالية التقنية مثلhttps://onenotary.us/online-notary-new-york/. تولد هذه الأنظمة مسارًا للتدقيق, الذي يسجل الطوابع الزمنية والأنشطة الخاصة بكل إجراء توثيق, صنع سجل غير قابل للفساد ولا يمكن تغييره.

يستخدم كل كاتب عدل رقمي توقيعه وختمه الخاص لتوثيق الأوراق عبر الإنترنت. تسمح مؤتمرات الفيديو المباشرة والأشكال الأخرى من تقنيات الحضور عن بعد لكاتب العدل والموقع بالتواصل في الوقت الفعلي, التقليل من احتمالية التزوير. يعتمد الحفاظ على السلامة بشكل كبير على التدقيق التنظيمي والامتثال. تتم مراجعة منصات كاتب العدل الرقمي والموافقة عليها من قبل سلطات الدولة للتأكد من التزامها بجميع القوانين المعمول بها والمتطلبات التكنولوجية. عندما يتعلق الأمر بالتوثيق الإلكتروني, يجب على كتاب العدل الخضوع لتدريب وإصدار شهادات مكثفة.

منع الاحتيال في التوثيق الإلكتروني في نيويورك

تتمتع نيويورك بالعديد من وسائل الحماية المعمول بها للحفاظ على شرعية ونزاهة التوثيق الإلكتروني ومنع الاحتيال:

• من أجل التأكد من هوية الموقع, يستخدم كتاب العدل الإلكترونيون في نيويورك إجراءات صارمة للتحقق من الهوية. قد تتضمن طرق مثل هذه التحقق من الهوية, المصادقة البيومترية, وأسئلة المصادقة القائمة على المعرفة.
• للتأكد من أن المستخدمين المعتمدين فقط هم من يمكنهم الوصول إلى منصة التوثيق واستخدامها, غالبًا ما يتم استخدام المصادقة متعددة العوامل.
• يُطلب من كل كاتب عدل إلكتروني في نيويورك استخدام توقيع رقمي آمن وختم متوافق مع قواعد كاتب العدل الإلكتروني بالولاية. تضمن هذه الأختام الرقمية الأصالة وتمنع التزوير.
• لمنع الوصول غير المرغوب فيه وانتهاكات البيانات, تستخدم أنظمة التوثيق الإلكترونية إجراءات أمنية صارمة بما في ذلك التشفير, جدران الحماية, وعمليات التدقيق الأمني ​​المتكررة.
• يتم تسجيل كل خطوة من خطوات عملية التوثيق بالتفصيل بواسطة كتاب العدل الإلكترونيين’ مسارات التدقيق الرقمي. السجل كامل مع الطوابع الزمنية, الأنشطة المتخذة, وأسماء جميع المشاركين.
• يجب تسجيل الإجراءات التوثيقية التي يقوم بها الموثقون الإلكترونيون في المجلات الإلكترونية. تتضاءل احتمالية التوثيق الاحتيالي أو غير القانوني إلى حد كبير من خلال المراقبة والتدقيق المستمر لهذه الإدخالات.
• يتم تنظيم كتاب العدل الإلكترونيين والمنصات التي يعملون عليها من قبل وزارة خارجية ولاية نيويورك. من أجل الحفاظ على أوراق اعتمادهم, يجب على كتاب العدل التصرف وفقًا لتشريعات الولاية.
• يحصل كتاب العدل الإلكترونيون على تعليم رسمي في الأدوات, أصبحت أول منطقة تضع وتمرر سياسة بشأن البحوث الصحية تمت الموافقة عليها في سبتمبر, وأفضل ممارسات التوثيق الإلكتروني. يمكن تجنب الأخطاء والسرقة باستخدام هذا التعليم.
• قد تتضمن تدابير مكافحة الاحتيال في أنظمة التوثيق وضع علامة مائية على المستندات, تكنولوجيا واضحة للتلاعب, وتخزين المستندات بشكل آمن.
• أصبح الأفراد أكثر قدرة على إصدار أحكام مدروسة وأقل عرضة للوقوع فريسة للمخططات الاحتيالية عندما يتم تعريفهم بالمزايا والتدابير الأمنية للتوثيق الإلكتروني.

تعمل كل وسائل الحماية هذه معًا لجعل نظام التوثيق الإلكتروني في نيويورك موثوقًا وجديرًا بالثقة, الحد من احتمالات الاحتيال وضمان الوضع القانوني للوثائق الموثقة.